Informationen zum Datenschutz für Mitglieder der DOG

1. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen
Verantwortlicher: DOG Deutsche Ophthalmologische Gesellschaft e.V.
Geschäftsstelle: Platenstraße 1, 80336 München, Deutschland
E-Mail: geschaeftsstelle@dog.org, Telefon: 089 5505768-0, Fax: 089 5505768-11

Datenschutzbeauftragter der DOG ist:
Timo Schutt, MeinDatenschutzPartner.de GbR
E-Mail: dsb@meindatenschutzpartner.de

2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck und deren Verwendung
Wir erheben und verarbeiten von Ihnen die personenbezogenen Daten, die für die Erreichung der satzungsmäßigen Vereinsziele und für die Mitgliederbetreuung und Mitgliederverwaltung zwingend erforderlich sind.
Dazu gehört auch die regelmäßige Information unserer Mitglieder per E-Mail über Neuigkeiten, Ereignisse, Termine, die das Vereinsleben betreffen aber auch zum Zwecke des elektronischen Versands der Rechnungen für die Mitgliedsbeiträge (als PDF-Anhang). Informationen per E-Mail erfolgen dabei stets an die vom Mitglied selbst uns bereitgestellte E-Mail-Adresse. Bitte beachten Sie dies, wenn Sie bspw. nicht möchten, dass Rechnungen an eine E-Mail-Adresse übermittelt werden, die auch andere als Sie selbst einsehen können.
Die entsprechenden personenbezogenen Daten fragen wir in unserem Mitgliedsantrag im Einzelnen als Pflichtangaben ab und sie können im Mitgliederbereich von Ihnen eingesehen werden. Daneben können solche Daten auch im Laufe der Mitgliedschaft erhoben und verarbeitet werden, wie beispielsweise Zahlungsdaten zum Zwecke der Zahlung des Mitgliedsbeitrags.
Daneben erheben und verarbeiten wir solche personenbezogenen Daten, die wir nicht zwingend brauchen, die aber die Vereinsarbeit und den Netzwerkgedanken, den wir verfolgen, unterstützen und hilfreich nicht nur für den Verein, sondern insbesondere auch für die Mitglieder sind. Diese Daten fragen wir in unserem Mitgliedsantrag als freiwillige Daten ab bzw. erheben sie direkt bei den Mitgliedern im Verlauf der Mitgliedschaft. Es steht Ihnen frei, welche dieser Daten Sie an uns übermitteln. Sie müssen diese also nicht angeben, aber Sie würden unsere Ziele und die Vereinsphilosophie damit unterstützen.
Schließlich erheben und verarbeiten wir personenbezogene Daten im Falle einer Einwilligung durch Veröffentlichung für andere Mitglieder im Mitgliederbereich unserer Webseite www.dog.org, wo wir alle unsere Mitglieder zur Unterstützung des Netzwerkgedankens des Vereins vorstellen. Sie können selbst im Mitgliederbereich bei Ihren Einstellungen entscheiden, ob Sie die Einwilligung zurücknehmen bzw. (neu) erteilen.
Wir verarbeiten personenbezogene Daten und übermitteln diese Daten ggf. an beteiligte Dritte, bspw. an das Tagungshotel oder einen mit uns kooperierenden (Mit-)Veranstalter im Fall Ihrer Teilnahme an unseren Tagungen, Kongressen, Fortbildungen und sonstigen Veranstaltungen zum Zwecke der Organisation und Durchführung der jeweiligen Veranstaltung.
Im Rahmen der Fortbildungsveranstaltung der Augenärztlichen Akademie Deutschlands (AAD) verarbeiten wir die Daten der Mitglieder, die an der Veranstaltung teilnehmen möchten, gemeinsam mit dem Berufsverband für Augenärzte (BVA), mit dem wir zusammen die AAD GbR zur Organisation und Durchführung der Fortbildungsveranstaltung betreiben (vgl. www.aad.to/impressum.php). Die AAD GbR erhält von uns die Namen und Daten der Mitglieder, damit diese sich zu einem vergünstigten Tarif anmelden können. In diesem Zusammenhang informieren wir den BVA auch über Adressänderungen und Datenänderungen, da der BVA intern für die Anmeldungen und Einladungen der Veranstaltung gemäß der Vereinbarung zur Regelung der gemeinsamen Verantwortung nach Art. 26 DSGVO, die wir mit dem BAV geschlossen haben, verantwortlich ist.
Unsere Mitglieder können auch als Referenten im Rahmen einer unserer Veranstaltungen auftreten. Falls Sie als Referent an einer unserer Veranstaltungen teilnehmen, verarbeiten wir Ihre Daten (Name, Funktion, Berufsbezeichnung, Spezialisierung, ggf. Werdegang u.ä.) im Rahmen des Veranstaltungsprogramms und der Bewerbung desselben, wie auch in direktem Zusammenhang mit zu der Veranstaltung gehörenden Publikationen und Veröffentlichungen. Ihre Daten werden automatisiert in einer Datenbank gespeichert, verarbeitet und verwaltet. Die Daten sind nach dem Stand der Technik vor dem Zugriff Unbefugter sowie vor Löschung und Zerstörung im Rahmen des Möglichen geschützt.

3. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Die erforderliche Datenverarbeitung zum Zwecke der Erreichung und Umsetzung der Vereinsziele und für die Mitgliederbetreuung und Mitgliederverwaltung nebst der Verarbeitung, soweit Sie als Referent für uns tätig sind, erfolgt nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe b) DSGVO zur Erfüllung des durch die Mitgliedschaft im Verein zwischen Ihnen und uns begründeten Vertragsverhältnisses. Die Datenverarbeitung im Hinblick auf solche personenbezogenen Daten, die Sie uns im Mitgliedsantrag genannt haben und die nicht zwingend erforderlich sind, erfolgt aufgrund unseres berechtigten Interesses gemäß Artikel 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht konkret darin, dass die Angabe dieser Daten und deren Verarbeitung die Vereinsarbeit und den Netzwerkgedanken, den wir verfolgen, unterstützen und fördern. Die Datenverarbeitung erfolgt dabei nicht nur im Interesse des Vereins, sondern vielmehr im Interesse des einzelnen Mitglieds und damit aller Mitglieder des Vereins. Die weitere Datenverarbeitung zur Veröffentlichung von Daten der Mitglieder im Mitgliederbereich unserer Webseite erfolgt aufgrund einer erteilten Einwilligung nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe a) DSGVO. Soweit wir Daten im Zusammenhang mit unseren Kongressen, Tagungen, Veranstaltungen verarbeiten, so tun wir dies auf der Grundlage der Vertragserfüllung oder als vorvertragliche Maßnahme gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe b) DSGVO.

4. Speicherdauer
Soweit wir die Daten zur Vertragserfüllung verarbeiten, speichern wir sie mindestens solange, bis die Mitgliedschaft beendet ist und in der Regel zusätzlich über die Dauer der Verjährung von Ansprüchen, die regelmäßig 3 Jahre beträgt, beginnend zum Ende des Jahres, in dem die Mitgliedschaft beendet wurde. Die auf Grundlage eines berechtigten Interesses erhobenen Daten speichern wir, bis das berechtigte Interesse nicht mehr besteht, die Abwägung zu einem anderen Ergebnis kommt oder Sie nach Artikel 21 DSGVO wirksam Widerspruch eingelegt haben (vgl. den Hinweis in Ziffer 8. Dieser Informationen). Unser Interesse besteht insbesondere dann nicht mehr, wenn die Mitgliedschaft beendet ist und die Verjährung eingetreten ist, so dass wir die Daten dann löschen. Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten auf Basis Ihrer Einwilligung verarbeiten, werden wir diese dann löschen, wenn Sie die Einwilligung uns gegenüber widerrufen haben. Die Beendigung der Mitgliedschaft verstehen wir auch als einen solchen Widerruf. Sind wir nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe c) DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten hinsichtlich bestimmter Daten zu einer längeren Speicherung verpflichtet, so speichern wir diese Daten für die Dauer der gesetzlichen Fristen, wobei sich der Zweck sodann in der Erfüllung der Archivierungspflicht erschöpft.

5. Weitergabe von Daten
Es kann sein, dass wir personenbezogene Daten an Dritte zum Zwecke der technischen Unterstützung und Pflege des Mitgliederbereichs unserer Webseite (bspw. Webagentur, Presseagentur, Webhosting-Firma o.ä.), zum Zwecke der Zusendung des Newsletters (bspw. Newsletterdienstleister oder Dritte, die uns bei der Gestaltung und Versendung des Newsletters unterstützen) oder zum Zwecke der Organisation und Durchführung von Kongressen, Veranstaltungen, Tagungen etc. (bspw. Firmen, die uns bei der Organisation unterstützen, Tagungshotels o.ä. oder auch die oben genannte AAD GbR bzgl. der Augenärztlichen Akademie Deutschland (AAD)) weitergeben. Konkret geben wir Namen und Daten der Mitglieder, die sich für die Veranstaltung der Augenärztlichen Akademie Deutschland (AAD) angemeldet haben, an die oben genannte AAD GbR weiter. In diesem Zusammenhang informieren wir auch den Berufsverband der Augenärzte Deutschlands e. V. (BVA) über Adressänderungen und Datenänderungen, da der BVA intern für die Anmeldungen und Einladungen der Veranstaltung verantwortlich ist. Weiter geben wir Adressdaten unserer Mitglieder zum Zwecke der Zusendung der Zeitschrift „DER OPHTHALMOLOGE“ bzw. der Zeitschrift „Graefe’s Archive for Clinical and Experimental Ophthalmology“ weiter an den Springer-Verlag GmbH & Co. KG bzw. die Springer-Verlag GmbH, da von dort die Zeitschriften an unsere Mitglieder versandt werden und daher dort jeweils die aktuellen Adressdaten verfügbar sein müssen. Im Rahmen der Organisation, Vorbereitung und Durchführung des wissenschaftlichen Kongressbereichs der Jahrestagungen der DOG geben wir die Daten der Teilnehmer zu diesen Zwecken weiter an die Firma Interplan Congress, Meeting & Event Management AG, die vereinbarungsgemäß organisatorische und planerische Leistungen der Kongresse übernimmt. Für die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit der DOG kann es sein, dass personenbezogene Daten der Mitglieder auch an die hierfür beauftragte PR-Agentur der Georg Thieme Verlag KG übermittelt werden. Die weitergegebenen Daten dürfen von den genannten Empfängern ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet werden. Mit den Empfängern haben wir, soweit es sich um eine Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO handelt, einen Vertrag über diese Auftragsverarbeitung geschlossen. Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den aufgeführten Zwecken findet nicht statt.
Die Kommunikation innerhalb der Sektion/Arbeitsgruppe erfolgt über eine Mailing-Liste in Microsoft, die an alle Mitglieder der Gruppe weiterleitet. Der Datenspeicherort dieser Liste ist Deutschland.

6. Verweis auf allgemeine Datenschutzhinweise
Weitere Informationen dazu, wie wir Daten unserer Mitglieder auf der Webseite verarbeiten, beispielsweise durch das Login im Mitgliederbereich unserer Webseite oder im Falle einer Kontaktaufnahme über unser Kontaktformular, über Telefon oder Fax finden Sie in unseren Datenschutzhinweisen auf der Webseite unter www.dog.org/datenschutz.

7. Betroffenenrechte
Sie haben das Recht:

gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit uns gegenüber zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen;
gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen und
gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Firmensitzes wenden.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine E-Mail an datenschutz@dog.org

8. Widerspruchsrecht
Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe f) DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an widerspruch@dog.org